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電話代行サービスとは、貴社に代わって電話対応業務を行なう、代行サービスのことをいいます。
同サービスのことを電話秘書、と呼ぶ場合もあります。
代行サービスに登録すると、顧客からの電話を代行サービス会社へ転送し、代行側が応対します。
代行会社によっても異なりますが、一般的に受付した内容はメールや電話で貴社に報告されます。

電話代行を行なうメリットとしては、商談中などオフィスに誰もいないとき貴社に代わって受付することで、新規顧客の取り逃しを防ぐことができます。
電話代行サービスを使うことで、安心して仕事に取り組めるのではないでしょうか。
また、電話受付として人を雇うと費用もそれなりにかかってしまいますが、電話代行ならば、貴社にどれくらい電話がかかってくるかによって安く登録できます。

貴社にとってメリットのある電話代行サービスですが、多くの会社が存在するため、どの点に気を付けて選べばよいのか不安に感じることでしょう。
そこで下記では比較すべきポイントをまとめました。

①料金について
月額の金額設定を安くしている会社も多く、手頃な印象を受けます。
A社とB社のコールオーバーを比較してみましょう。
コールオーバーとは、決められた電話受付数(コール数)を超えて受付した際にかかる追加料金のことです。
2社を見ると1件あたり130円の差が生まれます。
このことから、ただ月額で決めるのではなく、総合的に判断することが必要になります。
その他には、コール数のカウント方法で「勧誘・間違い電話は除く」、と予め明記している会社もあります。
比較する際は、コール数に応じてどれくらい料金が異なるのかという点や、コール数をオーバーしてしまった時にいくらかかるのかというところを意識して調べましょう。

②イレギュラーな対応を要求するかどうか
こちらも比較する上で、チェックした方がよいポイントです。
もし貴社が依頼しようとしている業務内容が比較的単純で標準化できるようであれば、電話代行サービス側も格安の料金プランを用意できるでしょう。
けれども、求める業務が複雑で難しい場合、通常のパッケージ商品では対応しきれない可能性があります。
双方にとって満足な取引ができるよう、まず依頼する業務について整理し、予め提示することが大切です。

ポイントを意識して電話代行サービス会社を比較することで、不安を取り除いて活用してもらえればと思います。

アウトバウンドサービスの主な業務内容について紹介します。
①顧客の新規開拓
新規開拓のためには、顧客とのアポイントを取る必要があるため、テレアポともいわれます。
顧客の新規開拓には話術といったスキルが必要になります。
そのため苦手に感じる社員も多い中、アウトバウンドサービスの委託業者ならば、専門的なノウハウをもっています。

②フォロー業務
既存の顧客に対しては関係の維持向上を努めたり、過去に商品・サービスを使うも最近は取引のなかった顧客に対してアプローチをしていきます。

③リサーチ業務
市場調査や貴社に対するお客様の声など、今後のマーケティングに繋げて行く大切な顧客情報を収集する業務です。

④イベント等の案内
貴社がイベントを企画運営をする際、より効果的に集客するために行なう電話案内です。

この他にも、コールセンター代行業者によってサービスは異なります。
複数の会社に問い合わせをすることで、貴社のニーズに合った会社を探すことが可能です。

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